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公文处理的几点浅见
2011-1-5 19:59:07更新 来源:本站原创 作者:佚名 
 

公文处理是一项系统工程,更是一项形象工程。主要包含公文写作与印制、公文传阅与交办、公文督办与反馈,出色的完成公文处理,不仅要在程序上到位,更要注重上下协调、左右共振,发挥办公室中枢作用,形成领导支持、科室配合、相关人员有责的机制,要在公文写作的精准上下功夫,要在公文落实的实效上做文章。要通过对内对外印发的文件彰显单位的文秘素质和良好的文化品位,要通过公文处理速度和办结结果折射单位的办事效率和效能建设优劣。

一、领导支持是关键

公文处理首个环节是领导,发文的签批、收文的阅示,都是由领导发出指令,办公室再根据领导要求传递相应信息。把好第一关直接决定公文办理质量的好坏,这对领导的文字功底提出了严峻的要求,一般来说办公室对其他科室撰写的文件内容不会进行过多修改,所以科室负责人在撰写文件时多下点功夫斟酌文字、多动脑子研究行文要求,其次就是领导在签发时对行文高标准、严要求,多从质上把关,多从文字简洁、顺畅上讲究。

收文批示领导要注重快捷,承办单位、责任人具体,落实事项明确,不能含糊不清或模棱两可,遇到此类情况,送阅文件时可做适当提醒,这样办公室对交办的公文执行起来就目的清晰,执行快速,责任细化。为及时部署工作、落实任务、优质高效完成目标奠定坚实的基础。

公文处理获得领导支持关键还在于获得领导的足够重视,并且还得赋予一定的职权。发文处理得到领导的重视,就会自觉按照发文程序办事,就会发挥办公室在发文处理中的审核作用;收文得到领导的重视,就会自觉讲究公文批示的实效性、批示承办的具体化,就会使办公室在公文交接办理时更具操作性,对公文执行中缺陷责任区分就有据可查。同时在公文处理中,争取领导给与办公室一定的发言权,尤其在发文处理中,除去发文格式办公室可以自主把握外,对行文质量、语言组合、用词用句提出合理化意见甚至修改建议;尤其对工程项目办(指挥部)发文,给与办公室参与、指导、督查的职权,从源头上提高公文处理质量。

二、科室配合是前提

办公室在公文处理中绝大部分是处于承上启下、上传下达的作用,各科室是承办的主体,提高各科室办文质量、督办各科室落实执行公文明确的工作任务是办公室的一项职责,但这项工作具有一定的难度,因为同为分局二级机构,随意对其他科室进行指指点点,不仅达不到预期效果,说不定就会引起反感。这就要求办公室人员常怀谦虚之心,以商量、探讨的方式与其他科室进行沟通;即使传达领导指示,尤其督办带有强制性、完成有难度的批示,更须讲究方式、方法,要让对方感觉都是为了把工作干好、把任务完成;常怀平常心,不因办公室与领导接触多就有什么优越,经常与其他科室交流、互通有无,才能取得各科室的工作配合,才能使办公室在公文处理中处于主动地位,才能共同提高发文质量、圆满完成交办工作。

三、办公室主观能动是保证

“打铁先得自身硬”,在公文写作和公文办理过程中,办公室人员首先要树立绝对的权威,拥有绝对的发言权,那么提高办公室人员素质就势在必行,具备较强的文字表达能力、口头表达能力之外,对公文写作规范懂得要比其他科室多,对公文处理程序要清清楚楚,还要努力使自己当一个“杂家”,至少对本单位各部门的工作诉诸文字时不说外行话,对时尚语言、网络语言等与时俱进的语言能听得懂,最好精通点文、史、哲这类的知识,了解点时政知识,可以开阔眼界,提升自己知识层面,我认为用这些东西来装点门面,有什么不好呢!最终目的还是熟练地掌握公文处理的基本业务知识,提高公文处理的办事能力,提高自己在单位的亲和力,落脚点还得在工作中精益求精,勇于实践,刻苦钻研,摸索规律,广为借鉴,不断提高。只有这样,公文处理工作才能实现实事求是,精简、高效,才能做到及时、准确、安全。

办公室工作人员还有一个最起码的素质是对公文的保密,确保公文的安全。尤其涉及到人事调整、容易诱发不稳定因素的重大决策部署,该加密的一定得加密,该销毁的一定得销毁,甚至有的文件、会议纪要还需要办公室主任亲自撰写。在公文的传阅过程中,一定要做到该给看的一定得给看,不该给看的坚决不给看,该办公室说传达的事情要传达到位,不该办公室发言的一定得严守保密,减少传阅件在路上滞留时间,及时将文件收档。

对公文中领导签办工作的督办也是办公室的常项工作,除非涉及到人、财、物这样的全局性的大事,领导会经常过问,但如部门报送材料尤其县政府这一块的工作,得靠办公室来提醒,有的办理工作时间跨度较长,说不定哪个科室就忘了,但办公室不能忘,要对每一个收文,对办理事项予以登记,重点登记办结时间,对办理部门作出提醒,直至最终办理完成,切忌相关部门催办甚至出现问责的现象发生。

发挥办公室在公文处理中的主观能动性还在于调动全局的能动性,首先要普及发文的规范,尤其项目办(指挥部)这一块,要带出几个高手来。其次要经常分析总结在公文处理中出现的失误,属于办公室的责任,要以此为鉴,予以改正,属于其他科室的责任,开诚布公商谈,共同诫勉。还有多与领导沟通,也让领导掌握点公文处理的规范和相关程序,发挥领导的纠偏作用,更有说服力。

四、建立机制是保障

严肃公文办理纪律,建立问责制度是提高公文处理质量、提高工作效能、树立单位形象的可靠途径。实行退文追究制,延误工作问责制,都直接和评优评先挂钩,和效益挂钩。尤其对办公室人员公文格式把关、公文保密及交办工作完成情况作出刚性规定。从制度上、机制上保障公文处理的精确性、高效性。

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